+7 495 979-22-55, +7 495 729-43-43
понедельник—пятница, c 09:30 до 19:30
Москва, ул. Нагатинская, 16, ТЦ «Конфетти», офис 3-5-Б
Доверие и Стабильность

Архивация и уничтожение документов

Срок обязательного хранения первичных документов в соответствии с законодательством РФ составляет 5 лет, но в случае некоторых кадровых документов может составлять и 75 лет.
Для компаний с большим документооборотом процесс архивации, хранения а, главное, поиска нужной информации может превратиться в настоящую головную боль. Наш бухгалтерский центр избавит Вас от ненужных проблем и организует  управление вашими архивами  и  уничтожение ненужных документов  при полной конфиденциальности всего процесса и ваших данных.

 

Уничтожение документов

Наш Бухгалтерский центр организует прямое взаимодействие представителей Заказчика с менеджером Архиватора, который производит уничтожение всех документов исключительно собственными ресурсами, не используя субподрядчиков, что исключает возможность доступа третьей стороны к информации Заказчика, содержащейся в документах для конфиденциального уничтожения. Таким образом, в процессе уничтожения участвуют только сотрудники Архиватора, прошедшие проверку службы безопасности и подписавшие соглашение о конфиденциальности.

Вывоз сейф-контейнеров и уничтожение черновиков

  1. Даже в малой организации каждый день  появляются черновые документы, не включенные в архивные дела, которые отправляются в лучшем случае в офисный шреддер, а часто просто в корзину бухгалтера или менеджера. Между тем, любой черновик может стать источником ценной и часто секретной информации о деятельности Вашей компании.
  2. План вывоза содержимого сейф-контейнеров:  сотрудники Архиватора приезжают в офис клиента и в его присутствии открывают контейнер, принимают заполненный инкассаторский мешок, завязывают его и опечатывает пломбой. Номер пломбы мешка заносится в протокол, а штрих-код на инкассаторском мешке сканируется. Далее все мешки загружаются в автомобили Архиватора и безопасно доставляются на терминал для уничтожения. На протяжении всей транспортировки, возможно осуществлять онлайн-контроль над перемещением документов до терминала уничтожения.
  3.  В зоне шредирования (физического уничтожения)  пломба срезается и содержимое инкассаторского мешка уничтожается. После уничтожения выдаётся сертификат Архиватора, подтверждающий выполнение процедуры конфиденциального уничтожения данных. Процесс уничтожения может производится в присутствии представителя Клиента, либо Клиенту по запросу может быть предоставлена видеозапись процесса уничтожения.

 

 

Архивация и хранение документов

  1.  Первичная приёмка документов  осуществляется в соответствии с чёткими процедурами, принятыми в компании Архиватора, сотрудники операционного отдела которого пакуют документы клиента в стандартные короба Архиватора. На каждый короб наносится штрих-код и тот же штрих-код заносится в Протокол Содержимого короба. В Протоколе отмечается: Название отдела (по названию отдела можно разграничить доступ внутри компании), срок хранения документов (при наступлении этого срока система направляет клиенту уведомление, что документы могут быть уничтожены),  и названия папок. Протокол подписывается обеими сторонами, оригиналы протоколов остаются у Клиента, а копии — у Архиватора. Вся информация о коробе остается в системе Архиватора даже после его уничтожения. Регистр ведется при помощи специализированной компьютерной системы (archive management system — AMS);
  2.  Хранение документов:  документы хранятся в специальных архивных коробах из прочного и долговечного трехслойного картона. Короба помещаются в архив на стеллажи. Все короба, которые хранятся на ответственном хранении у Архиватора, абсолютно идентичны и неразличимы между собой.
  3.   Принципы хранения на терминале Архиватора  – это хаотичное, динамичное и анонимное размещение.
    1. Хаотичное  хранение означает, что все короба клиента распределены по всему массиву архивного терминала.
    2. Динамичное  хранениеозначает, что в течение своего жизненного цикла архивный короб перемещается по хранилищу; в том случае, если короб был заказан на доставку, короб гарантировано вернётся на другое место на архивных полках; в том случае, если короб никогда не покидал хранилище, у Архиватора существуют регулярные процедуры перемещения коробов внутри хранилища.
    3. Анонимное хранение  – использование идентичных коробов.
  4. Архив представляет собой отдельно стоящее здание – терминал класса А , окруженное по периметру забором со специальными датчиками, оснащенный самыми современными средствами противопожарной безопасности и многоуровневой физической и электронной системой защиты от любого несанкционированного вторжения. В архиве поддерживается требуемый температурно-влажностный режим в соответствии с Основными Правилами Работы Архивов Организаций (ВНИИДАД, одобрено решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г.). Архиватор предлагает всем Клиентам Бухгалтерского центра ДиСт бесплатное использование архивных коробов.

Создание электронного архива документов

Архиватор создает цифровой архив документов Заказчика и осуществляет сканирование документов, индексацию, распознавание и каталогизацию. Оригиналы документов помещаются на безопасное хранение у Архиватора. Оцифрованные документы могут храниться как на сервере клиента, так и на сервере Архиватора. Если массив цифрового архива будет храниться на сервере Архиватора, то доступ к архиву может осуществляться через Internet с официального сайта Архиватора в защищённом доступе.

Хранение медианосителей данных

Хранение осуществляется в специальном хранилище-сейфе (анг. — VAULT) с отдельной трех-уровневой системой доступа, круглосуточным видео-наблюдением, отдельной газовой системой пожаротушения. Стены сейфа выполнены из четырехслойного материала, препятствующего физическому вторжению и внешней высокой температуре – при воздействии +1500С◦ температура внутри изменяется не более чем на +2С◦ на протяжении 3 часов. В хранилище поддерживается наиболее благоприятный режим хранения для электромагнитных носителей (температура +16С◦, влажность 40%, защита от электромагнитного излучения, фильтрация воздуха). Управление хранением электро-магнитных носителей также организуется при помощи штрих-кодовых технологий с использованием системы AMS, что также позволяет полностью отслеживать их «жизненный цикл».
Наша компания является авторизованным дилером одного из лидеров рынка управления корпоративными архивами, который предоставит 100% гарантию полной сохранности Ваших документов, а также удобные возможности для их быстрого поиска и извлечения для текущей работы.
Специальное предложение: Услуга банкротства